Planlægningen beskriver, hvad der skal ske. Dokumentationen viser, hvad der blev udført. Når opgaven og registreringerne følger samme forløb, får kontoret og medarbejderne i felten et bedre grundlag for at koordinere og følge op.
En digital arbejdsgang kan forbinde tildeling af opgaver med mobile formularer og rapporter. Den bør tilpasses projektets måde at arbejde på, fra den første opgavebeskrivelse til den dokumentation, modtageren har brug for.
Giv opgaven et klart udgangspunkt
Beskriv arbejdet, knyt det til det relevante projekt, og aftal ansvar for udførelse og opfølgning. Før opgaven fordeles, kan I spørge:
- Hvad skal udføres, og hvor?
- Hvem udfører arbejdet, og hvem følger op?
- Hvilke målinger, billeder eller underskrifter skal med ved aflevering?
Når dokumentationsbehovet er kendt fra starten, kan formularen indrettes efter det arbejde, der skal udføres.
Brug status til at koordinere
Vælg statusser, som medarbejdere og projektleder forstår på samme måde. Planlagt, under udførelse og klar til gennemgang er ét eksempel. Aftal, hvad der skal være på plads ved hvert skift, og hvem der tager næste skridt.
En status er nyttig, når den hjælper den næste person med at handle.
Læs mere om projektstyring med opgaver og dokumentation i samme arbejdsgang.
Registrér arbejdet i felten
Medarbejderen kan udfylde en tilpasset formular på telefon eller tablet og registrere billeder, målinger og bemærkninger, mens arbejdet foregår. Ved manglende forbindelse gemmes registreringerne på enheden og synkroniseres, når den er online igen.
Gennemgå en afsluttet opgave sammen på kontoret og i felten. Kan begge parter se, hvad der er udført, og hvad der eventuelt kræver opfølgning? Svaret viser, om opgavebeskrivelsen eller formularen skal justeres.
Saml materialet til aflevering
En rapport kan samles ud fra de registrerede oplysninger. Aftal, hvem der gennemgår den, og hvordan åbne spørgsmål håndteres, før materialet deles. Start gerne med et afgrænset projekt og følg nogle få opgaver hele vejen fra plan til aflevering.
Læs om dokumentation fra registrering til rapport, eller book en demo med udgangspunkt i jeres projektforløb.
